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Wie unterstützt mich Microsoft 365 als Führungskraft?

06.06.2024 | Modern Work, News

Führungskräften kommt bei der Einführung von Microsoft 365 und besonders bei der Nutzung und Ausgestaltung eine besondere Rolle zu. Sie müssen sich über die Anpassung der Organisation durch veränderte Rollen, Kapazitäten und Richtlinien Gedanken machen und das Ganze muss sich - und das ist ein zentraler Punkt - am Business orientieren. Letztendlich bedeutet Veränderung immer auch eine Investition. Schließlich müssen Ihre Mitarbeitenden auch befähigt sein sowie Zeit und Raum für die Anpassungen eingeräumt werden.

 

Der einfachste Zugang zu diesen Themen für eine Führungskraft ist es, Microsoft365 selbst zu nutzen und zu verstehen wo die Chancen liegen und gegebenenfalls auch die Risiken. Hierbei gibt es zwei Fragestellungen, die gleichermaßen interessant sind.

 

  • Was bringt es mir persönlich in meinem Alltag?
  • Wie hilft es mir meine Mitarbeitenden zu managen?

 

Den Mehrwert für sich selbst zu entdecken hat viel mit Selbstorganisation zu tun. Neben Outlook bietet Microsoft 365 einige Apps, die mit Aufgaben und Aufgabenverteilung zu tun haben. Allein "ToDo" bringt aktuell die Aufgaben aus vier Apps an einem Ort zusammen. Aufgaben (klassisch Outlook), geflaggte Mails, Planner und Loop. Andererseits lässt sich zum Beispiel jede Chat-Nachricht und jeder Teams-Beitrag einfach in eine Aufgabe umwandeln. Werden Aufgaben zugewiesen, wird dies in Teams auch kommuniziert. Und so gibt es viele kleine, unterstützende Funktionen, die den Arbeitsalltag sehr erleichtern können – wenn man sie kennt und weiß, wie es geht. ;-)

 

Im Umgang mit den Mitarbeitenden schauen wir uns die Phasen des Führungsprozesses an, der auf der Annahme beruht, dass eine Aufgabe zu lösen ist. Es beginnt damit, sich und andere zu informieren. Daraus leiten sich dann Handlungsalternativen ab. Es folg die Entscheidung für eine dieser Alternativen, die Planung, Umsetzung und Steuerung. In jeder dieser sechs Phasen gibt es mindestens ein Tool, das uns dabei unterstützen kann. Microsoft 365 und SharePoint bieten ganz zentrale Informationsmöglichkeiten, sowohl in der Ablage, als auch in der Recherche und Verteilung. Die Kommunikations- und Visualisierungsmöglichkeiten (Whiteboard, Forms, Teams, u. a.) helfen uns dabei, Alternativen zu diskutieren, zu bewerten und uns für eine zu entscheiden. In der Planungs-, Umsetzungs- und Steuerungsphase können noch Planner und Lists dazukommen.

 

Es kommt auf den richtigen Einsatz und eine möglichst gut geeignete Kombination dieser Tools an und das erfordert Bewusstsein für das Thema und geschicktes Vorgehen in der Adaption. [Werbeblock: Mit unserem Inspiration Day bieten wir einen Überblick über die Möglichkeiten der Microsoft 365 Tools, gefolgt von einem Akzeptanzworkshop in dem wir klären mit welchen Maßnahmen Ihre Mitarbeiter zu Mitspielern werden.]

 


Autor: Bernd Fiedler 

 

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