Weniger E-Mails durch Microsoft Teams

06.05.2024 | Modern Workplace

E-Mail-Flut bewältigen!

In unseren Projekten hören wir oft, dass Microsoft-Teams als ein weiteres Kommunikationsmittel zusätzliche Belastung mit sich bringt. Neben Telefonie, Post und E-Mails kommen jetzt noch Chats und Beiträge mit hinzu. Hier laufen viele Informationen zusammen und am Ende besteht die Gefahr, dass man nicht mehr nachvollziehen kann, aus welcher Ecke die Information kam. Sie kennen das?

Nach der Einführung von Teams ist das nachvollziehbar. Jedoch empfiehlt es sich, zeitnah aktiv die Möglichkeiten von Teams so zu nutzen, dass sich die Anzahl der täglichen E-Mails spürbar reduziert und sich zusätzlich auch noch die Qualität der Kommunikation verbessert.

 

Die Vorteile der Kommunikation innerhalb von Teams

Nachrichten im Rahmen von Teams und deren Apps bringen einen in der Regel auch gleich zu dem Kontext, in dem sie entstanden sind.

• In welchem Kanal wurde gepostet?
• Gibt es Dateien, die erweiterte Informationen bieten?
• Wie reagieren andere darauf?

 

Merksätze für die E-Mail-Reduzierung

Aus unserer Beobachtung heraus haben wir folgende Regeln feststellen können:

• Wenn abzusehen ist, dass sich die E-Mail-Kommunikation in die Richtung einer Diskussion entwickelt, nutzen Sie am besten den Chat oder Chatgruppen.
• Bevor Sie einen E-Mail-Verteiler aufbauen, denken Sie über eine Chatgruppe als flexible Alternative nach.
• Häufig entsteht ein verstärkter E-Mail-Verkehr rund um ein Projekt, wegen abteilungsinternen Fragestellungen oder interner Querschnitts-Themen (z. B. Qualitätsmanagement). Dies sind alles gute Gründe für ein Team. Kommunizieren Sie dort, so werden die E-Mails weniger.
• Nutzen Sie die Möglichkeit, einen Beitrag in mehreren Kanälen, oder sogar als Ankündigung oder mit Priorisierung zu posten.
• Freunden Sie sich mit @Mentions und im Speziellen mit den Tags an.
• Machen Sie wichtige Beiträge zu einer Aufgabe durch die Zusatzfunktionen.
• Nutzen Sie in bestimmten Situationen Tools wie "Genehmigungen" oder "Umfragen", um Klarheit für alle zu haben, was passieren soll.
• Nutzen Sie die Kommunikationsmöglichkeiten der Apps (z. B. Planner, Loop oder Forms).
• Teams kann (fast) alles, nur nicht nach „draußen“ kommunizieren.

Sie möchten noch mehr über den effizienten Umgang mit Microsoft 360 und Teams erfahren? Dann freuen wir uns über Ihren Anruf oder eine E-Mail.

 

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Autor: Bernd Fiedler, Senior Consultant, expertplace networks group AG

 

 

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