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Warum Projekt-Controlling wichtig ist

28.03.2023 | Projekte

In vielen Unternehmen laufen Projekte trotz massiver Anstrengung immer wieder aus dem Ruder. Die Folge sind explodierende Kosten, überschrittene Deadlines, genervte Mitarbeitende, Partner und Kunden. Doch was können Unternehmen tun, um sicherzustellen, dass ein Projekt innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens, Budgets und Umfangs bleibt?

 

Projekt-Controlling ist eine bewährte Methode aus dem Projektmanagement und umfasst die Überwachung des Projektfortschritts, die Identifizierung von Risiken und Problemen sowie die Implementierung von Korrekturmaßnahmen: So hält sich das Projekt auf Kurs und im Kostenrahmen. In umfangreichen und komplexen Projekten unterstützt das Projekt-Controlling die Projektleitung und sorgt für Transparenz und Entscheidungsfähigkeit.

 

Methoden

Es lassen sich drei wesentliche Methoden des Projekt-Controllings unterscheiden:

  1. Ist-Analyse – Nach vorne gerichtet: Es findet ein Abgleich zwischen dem aktuellen und dem geplanten Fortschritt des Projektes statt. So lässt sich festzustellen, ob das Projekt im Zeitplan liegt oder potenzielle Verzögerungen erkennbar sind. Durch diese Methode können die Verantwortlichen frühzeitig Probleme identifizieren, die den Projekterfolg gefährden könnten und entsprechende Gegenmaßnahmen einleiten.
  2. Soll-Ist-Vergleich – Status quo: Hier wird der aktuelle Projektstatus mit den ursprünglichen Projektzielen verglichen, um festzustellen, ob das Projekt in Bezug auf die Umsetzung der Zielsetzung erfolgreich ist. Die Methode hilft, potenzielle Abweichungen vom ursprünglichen Projektplan zu erkennen und Maßnahmen zu ergreifen diese Abweichungen zu beseitigen.
  3. Earned Value Analysis – Budget: Man vergleicht den aktuellen Fortschritt mit dem geplanten Fortschritt des Projektes, um die tatsächlichen Kosten zu berechnen und den Fortschritt im Vergleich zu den Kosten zu messen. So lässt sich das Projektbudget überwachen und sicherstellen, dass das Projekt im geplanten Kostenrahmen bleibt.

 

Stärken des Projekt-Controllings

Das Projekt-Controlling bietet eine Vielzahl an Stärken, die sich die Projektverantwortlichen zu Nutze machen sollten:

  • Die Methode kann sicherstellen, dass das Projekt im Zeitplan, Budget und Umfang bleibt.
  • Sie hilft, potenzielle Risiken und Probleme im Projekt frühzeitig zu identifizieren und zu lösen.
  • Das Projekt-Controlling ermöglicht, Änderungen am Projektplan vorzunehmen, um sicherzustellen, dass das Projektziel erreicht wird.
  • Es verbessert die Qualität des Projekts.

 

Schwächen des Projekt-Controllings

Obwohl das Projekt-Controlling ein unverzichtbarer Teil des Projektmanagements ist, geht es auch mit einigen Schwächen einher:

  • Die Methode kann zeitaufwendig sein und Ressourcen des Projekts beanspruchen.
  • Entscheidet man sich für zu viele Kennzahlen, kann sich das Projekt-Controlling als sehr aufwendig erweisen.
  • Eine zu gründliche Kontrolle kann zu unerwünschten Nebeneffekten führen, etwa wenn sich der Fokus stärker auf die Prüfung als auf die eigentliche Projektarbeit richtet.

 

Einsatz in der Praxis: Der Projekt-Controller

In der Regel wird Projekt-Controlling noch viel zu selten als Hilfestellung für die Projektleitung betrachtet, da man die Kosten für einen internen oder externen Projekt-Controller scheut. Aber gerade ein erfahrener Projekt-Controller kann sich schnell amortisieren, wenn er von Projektstart bis -ende etabliert wird, alle notwendigen Informationen erhält und über Durchgriffsmöglichkeiten verfügt. Ein Projekt-Controller sieht sich als Dienstleister für die Projektleitung, aber auch für die Teilprojektleitung, das Management und sorgt mit seiner Expertise für Transparenz, Entscheidungsfähigkeit sowie Steuerbarkeit. Ein erfahrener Projekt-Controller sollte über ein breites Spektrum an Fähigkeiten und Kompetenzen verfügen, um Projekte effektiv überwachen und steuern zu können. Im Folgenden sind einige der wichtigsten Fähigkeiten und Kompetenzen aufgeführt:

 

  • Analytische Fähigkeiten: Ein Projekt-Controller muss in der Lage sein, komplexe Daten und Informationen zu analysieren, um Trends, Probleme und Chancen zu erkennen und zu verstehen.
  • Kommunikationsfähigkeiten: Gute Kommunikationsfähigkeiten sind unerlässlich, um effektiv mit dem Projektteam und anderen Stakeholdern zusammenzuarbeiten. Der Projekt-Controller muss klare und präzise Informationen vermitteln und gleichzeitig Einfühlungsvermögen und Verständnis für die Perspektiven und Bedürfnisse anderer zeigen.
  • Risikomanagement: Ein erfahrener Projekt-Controller sollte Risiken und Chancen identifizieren, analysieren und bewerten sowie geeignete Maßnahmen ergreifen können, um das Projekt zu schützen und zu verbessern.

 

Fazit

Insgesamt ist das Projekt-Controlling ein wesentlicher Bestandteil des Projektmanagements. Es hilft sicherzustellen, dass das Projektziel erreicht wird, indem es den Fortschritt des Projekts überwacht, Probleme frühzeitig erkennt und Maßnahmen ergreift, um sicherzustellen, dass das Projekt im Zeitplan, Budget und Umfang bleibt.

 

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