Serviceautomatisierung: Effizienzsteigerung und Kostensenkung in der IT

24.06.2024 | News

Sprechen wir über Serviceautomatisierung, geht es um den Einsatz von Software zur Verbesserung der Prozesse der IT, um zeitaufwendige und fehleranfällige Routineaufgaben zu ersetzen und wertvolle Ressourcen freizusetzen. Damit sollen u. a. Kosten reduziert, menschliche Fehler verringert und die Kundenzufriedenheit verbessert werden.

In der heutigen schnelllebigen Zeit stehen Organisationen/Unternehmen vor der Herausforderung ihre Effizienz zu steigern, die Kosten zu senken und gleichzeitig die Qualität der Services zu verbessern.

Ist Serviceautomatisierung daher eine Lösung, die diesen Anforderungen gerecht wird?

IT-Administratoren und IT-Manager beklagen ihre Arbeitslast und wünschen sich eine Entlastung von zeitintensiven Routineaufgaben und eine Befreiung vom täglichen Ballast, damit Sie wieder mehr Zeit haben, sich um andere, grundlegende Dinge zu kümmern, die auf der Strecke bleiben und um bessere und sichere Entscheidungen treffen zu können.

 

Aktuelle Annahmen und Herausforderungen

 

• Manuelle Prozesse: Die IT unterstützt wichtige Projekte der digitalen Transformation nur unzureichend. Viele Serviceprozesse sind immer noch manuell und fehleranfällig. Dies führt zu Verzögerungen und erhöhten Kosten.
• Skalierbarkeit: Mit dem Wachstum eines Unternehmens steigt auch der Bedarf an IT-Services. Manuelle Prozesse sind nicht skalierbar.
• Kundenzufriedenheit: Die Bearbeitungszeiten in der Fehlerbehebung und bei Aufträgen an die IT sind zu lang. Wartezeiten und ineffiziente Services beeinträchtigen die Zufriedenheit der Kunden. Der Status laufender Aktivitäten ist intransparent, es gibt keine serviceorientierte Kommunikation.
• Komplexität: Die zunehmende Komplexität der IT-Infrastrukturen macht es schwer, den Überblick zu behalten und effizient zu arbeiten. Die klassische IT verfügt und „interessiert“ sich nur über ein technisches Monitoring der IT-Systeme.

 

Vorteile der Serviceautomatisierung

 

• Steigerung der Effizienz und Produktivität
• Kostensenkung
• Menschliche Fehler werden verringert
• Gleichbleiende Qualität wird sichergestellt und die Abläufe, Prozesse kontinuierlich verbessert
• Sicherheit und Compliance gewährleistet
• Zeitersparnis  und daher Zeitgewinn für andere, „wichtigere“ Aufgaben!
• Entlastung der Mitarbeitenden von „langweiligen“ monotonen Aufgaben

 

Steigerung der Effizienz und Produktivität

Problem: Manuelle Prozesse sind zeitaufwendig und fehleranfällig.
Lösung: Durch Automatisierung werden repetitive Aufgaben schneller und präziser erledigt. Dies führt zu einer erheblichen Zeitersparnis und ermöglicht es den Mitarbeitenden, sich auf wertschöpfende Tätigkeiten zu konzentrieren.

 

Kostensenkung

Problem: Hohe Betriebskosten durch manuelle Arbeitsabläufe und Fehlerraten.
Lösung: Automatisierung reduziert die Notwendigkeit für manuelle Eingriffe, was die Betriebskosten senkt. Weniger Fehler bedeuten weniger Ressourcen, die für deren Behebung aufgewendet werden müssen.

 

Verbesserung der Servicequalität

Problem: Inkonsequente Servicequalität und längere Reaktionszeiten.
Lösung: Automatisierte Systeme bieten konsistente und schnelle Antworten auf Serviceanfragen. Dies verbessert die Kundenzufriedenheit und stärkt die Kundenbindung.

 

Skalierbarkeit

Problem: Schwierigkeiten, mit wachsender Nachfrage Schritt zu halten.
Lösung: Automatisierung ermöglicht es Unternehmen, ihre Dienstleistungen schnell und effizient zu skalieren, ohne proportional mehr Ressourcen einsetzen zu müssen.

 

Datenbasierte Entscheidungen

Problem: Fehlende oder ungenaue Daten für fundierte Geschäftsentscheidungen.
Lösung: Automatisierte Systeme sammeln und analysieren Daten kontinuierlich. Dies bietet wertvolle Einblicke und ermöglicht datengesteuerte Entscheidungen, die die Geschäftsstrategie unterstützen.

 

Innovationsförderung

Problem: Zeitmangel und Ressourcenknappheit für Innovation.
Lösung: Durch die Automatisierung von Routineaufgaben haben Teams mehr Zeit und Ressourcen, um sich auf Innovationen zu konzentrieren. Dies fördert die Entwicklung neuer Produkte und Dienstleistungen, die das Unternehmen voranbringen.

 

Transparenz und Kontrolle

Problem: Intransparenz und (hier fehlt ein Wort) reaktive Fehlerbeseitigung.
Lösung: Es ermöglicht eine bessere Überwachung, End-to-End-Monitoring und Kontrolle der Prozesse, welches zu einer höheren Transparenz führt.

 

Die Vorteile, die von Effizienzsteigerungen über Kostensenkungen bis hin zu Verbesserungen der Servicequalität reichen, sind erheblich und bieten einen klaren Wettbewerbsvorteil, um Ihr Unternehmen zukunftssicher zu machen und um gleichzeitig Ihre Geschäftsziele effektiver erreichen zu können. 

 

Welche Herangehensweise ist die Richtige und was sollte beachtet werden?

 

Es gibt kein universelles Automatisierungslevel, das für jedes Unternehmen passt. Je nach Größe, Branche, die individuellen Anforderungen und Größe eines Unternehmens/der Organisation muss der Grad der Automatisierung sorgfältig ausgewählt und umgesetzt /implementiert werden. Kennen Sie Ihren aktuellen Stand der Automatisierung, um zu beurteilen und einen Vorgehensplan zu entwickeln, der den Reifegrad erhöht, ohne den Betrieb zu gefährden.

Die Implementierung der Serviceautomatisierung erfordert eine strategische Herangehensweise und sollte folgendes beachten:

• Bedarfsanalyse: Identifizieren Sie die Bereiche, in denen Automatisierung den größten Nutzen bringt. Analysieren Sie aktuelle Prozesse und identifizieren Sie Engpässe.
• Technologieauswahl: Wählen Sie im zweiten Schritt die richtigen Tools und Technologien, die zu Ihren Anforderungen passen. Es gibt eine Vielzahl von Automatisierungslösungen, von einfachen Scripts bis hin zu komplexen Plattformen.
• Mitarbeitende einbeziehen: Binden Sie Ihre Mitarbeitenden in den Automatisierungsprozess ein. Denn Schulungen und Change-Management sind entscheidend für eine erfolgreiche Implementierung.
• Pilotprojekte: Starten Sie mit Pilotprojekten, um die Effektivität der Automatisierung zu testen und gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen.
• Skalierung: Skalieren Sie die Automatisierung auf weitere Bereiche und Prozesse.
• Kontinuierliche Verbesserung: Automatisierung ist kein einmaliges Projekt. Daher überwachen Sie die Ergebnisse und optimieren Sie kontinuierlich Ihre Prozesse.

 

Fazit

Kleine und mittelgroße Unternehmen profitieren von der Automatisierung. Es gibt skalierbare Lösungen, die an die Bedürfnisse und das Budget von Unternehmen jeder Größe angepasst werden können.

Daher ist jetzt die Zeit, den ersten Schritt in Richtung Automatisierung zu gehen und die unzähligen Vorteile zu nutzen, die sie mit sich bringt.

Machen Sie Ihr Unternehmen zukunftssicher!

Autor: Frank Schweizer 

Service Management

 

In unserem Blogartikel liegt uns die Gleichberechtigung aller Geschlechter am Herzen. Wir formulieren unsere Blogs stets genderneutral, um alle LeserInnen gleichermaßen anzusprechen und zu inkludieren.