Was macht eigentlich ein IT-Projektleiter* und wieso ist diese Rolle so wichtig?

31.05.2023 | Projekte

Unternehmen arbeiten heute oft, abhängig von ihrer Größe, an vielen Projekten gleichzeitig. Sie müssen trotz der hohen Aufgabenlast sicherstellen, dass Termine eingehalten werden und die Rentabilität erhalten bleibt. An dieser Stelle kommt der Projektleiter ins Spiel, der für das gesamte Projektmanagement und das Projektteam verantwortlich ist. Er ist für die operative Planung und Steuerung des Projekts zuständig. Der Projektleiter koordiniert, lenkt und leitet das Projekt und agiert als primärer Ansprechpartner seines Kunden. Er definiert Ziele, Termine und das Budget. Der Projektleiter motiviert das Team und sorgt dafür, dass die bestehenden Unternehmensstrukturen für das Projekt nutzbar gemacht werden, ohne die operativen Prozesse zu behindern. Der Projektleiter steht dem Projektmanagement vor und ist für den Erfolg von Projekten verantwortlich.

 

Aufgabenbereiche eines IT-Projektleiters

Die Rolle des Ansprechpartners übernimmt der Projektleiter nicht nur auf Kundenseite, sondern ebenfalls für den Dienstleister seines Kunden. Auf diese Weise wird der Kunde unterstützt, da dadurch eine offene und transparente Kommunikation sichergestellt ist. Der Projektleiter formuliert die Projektziele im Team und trägt zur Projektorganisation bei, indem er frühzeitig projektbezogene Team- und Kommunikationsstrukturen aufbaut. Er übernimmt dabei die Rolle des Moderators, Initiators und Kommunikators. Kommunikation spielt von der initialen Planung des Projekts bis hin zum Projektabschluss eine entscheidende Rolle. Der Projektleiter ist für die Planung und Optimierung geeigneter Kommunikationsstrukturen verantwortlich sowie für die regelmäßige Motivation der Projektmitglieder zu intensiver und zielgerichteter Kommunikation untereinander, welche ausschlaggebend für den Projekterfolg ist.

 

Praxisbeispiele

1) Betrachten wir als Beispiel ein IT-Projekt, in dem regelmäßig themenspezifische Meetings in ausgewählten Teilnehmerkreisen zwischen Kunde und Dienstleister stattfinden. Nun kommt es dazu, dass sich gewisse Themen in mehreren Meetings überschneiden und mehrfach behandelt werden. Auf Dauer kommt man so zu keinem einheitlichen Ergebnis, denn die Themen werden nicht nur unter verschiedenen Kreisen behandelt, sondern man verliert und verschwendet wertvolle Ressourcen. Der Projektleiter stellt die Problematik fest und sucht in einem nächsten Schritt nach einer zielgerichteten Lösung. In einem separaten Termin wird die Meeting- und Kommunikationslandschaft skizziert und fixiert, welches Thema mit welchem Teilnehmerkreis wie und im besten Fall wann behandelt werden soll. Der Projektleiter re-definiert somit die Kommunikationswege und verfeinert auf diese Weise die Meetingstruktur. Durch die intensive, aber notwendige Behandlung dieses Themas kommt es zukünftig zu einheitlichen Resultaten.

2) Es treten nach einem technischen Wechsel mehrfach Probleme zwischen Kunden und Dienstleister auf, denn ein neues externes Meldesystem sorgt für fehlerhafte Ergebnisse und eine verlangsamte Kommunikation. Der Projektleiter empfiehlt dem Dienstleister, einige Arbeitsschritte anzupassen, sodass die Fehler reduziert werden, oder nicht mehr zustande kommen. Er fördert und fordert die Kommunikation, um gewisse Schritte zu beschleunigen, indem bestimmte Meldungen direkt telefonisch bei dem Kunden hinterfragt werden können, anstatt ein System-Ticket zu eröffnen. Statt also auf Mails zu warten, welche beantwortet werden müssen, animiert der Projektleiter die Mitarbeiter, direkt miteinander zu kommunizieren.

 

Fazit

Der Projektleiter dient als Schnittstelle zwischen Kunde und Dienstleister. Er versetzt sich in die Lage seines Kunden und kommuniziert dementsprechend mit dem Dienstleister. Er verfügt über die ganzheitliche Sicht auf das Projekt und alle Beteiligten inklusive der Stakeholder und sichert den erfolgreichen Projektabschluss.

 

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*Zur besseren Lesbarkeit wird in dem Blogbeitrag auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Die verwendeten Personenbezeichnungen beziehen sich gleichermaßen auf alle Geschlechter.