Projektsteuerung im Marketing – „Beauty Contest“ zur Toolauswahl mit Microsoft 365

18.11.2024 | Modern Work

Wie schaffen wir es, die vielfältigen Anforderungen einer Marketingabteilung und die aus IT und Betrieb unter einen Hut zu bekommen und das beste Ergebnis in der Toolauswahl für alle zu erzielen? Diese Herausforderung wurde mit einem Projekt zur Auswahl eines passenden Projektsteuerungstools angenommen und erfolgreich gelöst. Achtung Spoiler: Projektarbeit mit den Microsoft 365 Tools und Microsoft Planner gelten als klare Sieger.

 

Ausgangslage: Komplexität und Vielfalt in der Marketingabteilung

Die Marketingabteilung mit über 100 Mitarbeitenden stand vor der Herausforderung, immer mehr parallele Projekte effizient zu steuern. Dafür brauchte es ein standardisiertes, aber flexibel anpassbares Tool, das sowohl thematisch als auch prozessual skalierbar ist und das vorgegebene Abläufe abbilden kann. Gleichzeitig standen die einfache Bedienung und die Usability im Fokus, um die Akzeptanz der Mitarbeitenden zu gewährleisten. Nach ersten Erfahrungen mit Standard-Office-Tools sowie den Projektmanagement-Tools Jira und Asana war es Zeit, eine endgültige Entscheidung für ein geeignetes Tool zu treffen.

Im "Beauty Contest" der Tools standen also Jira, Asana und der neue Microsoft Planner zur Wahl. Unsere Aufgabe? Die Anforderungen einer Marketingabteilung mit über 100 Mitarbeitenden im Veranstaltungssektor zu erfassen, zu einer übersichtlichen Struktur zu formen und eine von Allen akzeptierte Entscheidung für ein Tool herbeizuführen.

 

Der Weg zur Lösung: Anforderungsregister und Projektorganisation mit Microsoft 365

Der erste Schritt auf dem Weg zur Lösung bestand darin, Klarheit und Struktur in die Vielzahl der fachlichen Anforderungen zu bekommen. Auch die Anforderungen aus IT, Betrieb, Service und Support, Security und Compliance wurden erfasst. Die Ergebnisse zahlreicher Interviews mit Mitarbeitenden aus Marketing und Verantwortlichen aus den Servicebereichen wurden systematisch und übersichtlich in einem Anforderungsregister festgehalten.

Die weitere Arbeit mit den mehr als 20 Projektteilnehmenden im interdisziplinär besetzen Projektteam konnten wir mit dem Microsoft 365 Portfolio optimal abbilden.

• Projektkommunikation: Das gesamte Projektteam war über Microsoft Teams und themenbezogene Teams-Kanäle organisiert und hatte so jederzeit Zugriff auf wichtige Diskussionen und relevante Projektupdates, was den klassischen E-Mail-Austausch auf ein Minimum reduzierte.
• Effiziente Zusammenarbeit: Microsoft SharePoint diente dabei als zentrale Ablage für alle Dokumente, wodurch sichergestellt wurde, dass alle Projektteilnehmenden stets auf dem neuesten Stand waren. Der Microsoft Planner ermöglichte uns eine klare Aufgabenverteilung und einen einfachen Überblick über den Projektfortschritt. Besonders vorteilhaft war die nahtlose Integration aller Microsoft 365-Tools, die es uns erlaubte, Aufgaben, Dokumente und Kommunikation schnell und unkompliziert zu verwalten, was das Projektmanagement enorm vereinfachte.
• Anforderungsmanagement: Das Anforderungsregister wurde mit Microsoft Lists abgebildet. Mithilfe von Metadaten und Filteroptionen konnten die Anforderungen kategorisiert und sortiert werden, was die Handhabung auch bei komplexen Inhalten erleichterte. Die Strukturierung erfolgte beispielsweise gemäß Fortschritt in dem Ausarbeiten und nach Verantwortlichen Personengruppen. Mehrfache angepasste Kanban-Ansichten unterstützten die Übersichtlichkeit. Die Anforderungen konnten direkt in der Liste inhaltlich angepasst werden, da der Austausch in den Kommentarspalten eine effiziente Zusammenarbeit ermöglichte.

 

Workshops zur Bewertung der Tools

Während des Auswahlprozesses führten wir mehrere Workshops durch, um die Tools gründlich zu testen. Bei jedem Tool wurden die Anforderungen anhand spezifischer User Stories bewertet, und das alles in Echtzeit mit Microsoft Forms. So erhielten wir eine transparente und nachvollziehbare Auswertung, die den Entscheidungsprozess enorm erleichterte.

• Besonders wertvoll war die Funktion, Aufgaben direkt aus Listenelementen in Planner zu übernehmen. Mit einfachen Flows aus Power Automate wurden so automatisch Aufgaben erstellt und Benachrichtigungen für Teams Kanäle eingerichtet. Wir konnten die zentral erfassten Anforderungen direkt in handhabbare Schritte und Zuständigkeiten umwandeln und im Planner als konkrete To-dos abbilden.
• Bei der Bearbeitung der User Stories haben wir auch die Microsoft-App "Genehmigungen" genutzt. Sie war besonders hilfreich für die Freigabe von Texten und bei Abstimmungen, die die Zustimmung mehrerer Vorgesetzter erforderten. Mit der App konnten wir Genehmigungsprozesse zentral und transparent abbilden.

 

Warum Microsoft Planner überzeugte

Die Integration des Planners in die bestehende „Microsoft 365“-Welt machte ihn besonders attraktiv, da die nahtlose Verknüpfung mit bekannten Anwendungen wie Outlook und Teams nicht nur die Zusammenarbeit förderte, sondern auch die Effizienz steigerte.

Bei der abschließenden Bewertung überzeugte der Microsoft Planner auf ganzer Linie. Die Teilnehmenden waren besonders beeindruckt von:

• Nahtloser Integration: Aufgaben konnten aus Anwendungen wie Outlook, Teams und SharePoint heraus gesteuert und abgerufen werden.
• Einfacher Bedienung: Die intuitive Benutzeroberfläche erleichterte den Einstieg und sorgte für eine hohe Nutzerakzeptanz.
• Effizienter Zusammenarbeit: Die enge Verzahnung mit anderen Microsoft-Tools förderte eine effektive Zusammenarbeit – auch mit externen Partnern. Das machte den Planner zum optimalen Begleiter für die tägliche Arbeit im Marketing.

Ein weiterer Vorteil des Planners ist, dass er administrative Anforderungen automatisch erfüllt, die in Microsoft 365 ohnehin integriert sind. So profitieren die Nutzenden von den strikten Datenschutzstandards und der zentralen Steuerung der M365-Produktpalette. Unser Kunde kann dank des Planners Projekte effizient auf einer einheitlichen Plattform planen. Dies ist ohne den zusätzlichen Aufwand und die Komplexität anderer Projektmanagement-Tools.

 

Schlüssel zum Erfolg: Unsere Expertise und Methodik

Der Schlüssel zum Erfolg lag nicht nur in der Toolauswahl, sondern vor allem in der Methode bei der Projektdurchführung. Unsere Expertise im Projektmanagement war dabei ein entscheidender Faktor. Wir haben uns an der bewährten PRINCE2-Methodik orientiert, diese jedoch flexibel an die spezifischen Bedürfnisse des Kunden angepasst, um eine maßgeschneiderte Lösung zu erstellen. Besonders im Bereich Marketing und Vertrieb haben wir ein tiefes Verständnis für die spezifischen Anforderungen und Rahmenbedingungen entwickelt, was uns bestens für solche Projekte qualifiziert. Der gezielte Einsatz von Microsoft 365 ermöglichte es uns, auf unnötige E-Mails zu verzichten und eine kollaborative, digitale Arbeitsweise zu etablieren. Der Microsoft Planner spielte dabei eine zentrale Rolle, indem er klare Strukturen und einfache Prozesse für das Projektteam schuf. Unsere Erfahrung und unser methodisches Vorgehen stellten sicher, dass alle Anforderungen effizient umgesetzt und die Projektziele erfolgreich erreicht wurden.

 

 

Autor: Katrin Fritzler 

 

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