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Projektmanagement im Rampenlicht: Wie Project Office und Project Management Office den Erfolg steigern

17.10.2023 | Projekte

Projektmanagement spielt eine entscheidende Rolle für den Erfolg eines Unternehmens. Effektives Projektmanagement bedeutet, dass Ressourcen effizient eingesetzt und Projekte termingerecht und innerhalb des Budgets abgeschlossen werden.

Zwei Begriffe, die in diesem Zusammenhang häufig verwendet werden, sind Project Office (PO) und Project Management Office (PMO). In diesem Beitrag werden die Unterschiede zwischen diesen beiden Begriffen und ihre jeweiligen Auswirkungen auf das Projektmanagement in Unternehmen untersucht.

 

Das Project Office, PO

Das Project Office (PO) ist eine temporäre Organisationseinheit, die sich auf die praktische und unterstützende Umsetzung von Projekten konzentriert. Es unterstützt das Projektmanagementteam u. a. bei administrativen Aufgaben. Aufgaben können die Ressourcen-/Terminkoordination, die Projektbudgetüberwachung und die Dokumentation des Projektfortschritts sein. Es ist auf ein Projekt ausgerichtet und spielt eine wichtige Rolle bei der erfolgreichen Umsetzung der Projektziele.

 

Das Project Management Office, PMO

Das Project Management Office (PMO) hingegen ist eine permanente Organisationseinheit, die die Standardisierung und Verbesserung des gesamten Projektmanagements im Unternehmen zum Ziel hat. Es legt Richtlinien, Methoden und Standards fest, um die Effizienz und Effektivität von Projekten zu steigern. Das PMO hat einen langfristigen Fokus und arbeitet in der Regel eng mit der Geschäftsleitung zusammen, um sicherzustellen, dass Projekte die Unternehmensziele unterstützen.

 

Die Unterschiede im Überblick

Der Hauptunterschied zwischen einem Project Office und einem Project Management Office liegt in ihrem Fokus, ihrer Existenzdauer und ihrer Ausrichtung. Während das Project Office projektspezifische administrative Unterstützung bietet und für die Dauer eines Projektes existiert, hat das PMO einen langfristigen Ansatz und ist eine etablierte Einheit im Unternehmen, was für bessere Abläufe im Projektmanagement sorgt.

 

Mehrwerte eines Project Management Offices

  • Es erfolgt eine Effizienzsteigerung, indem die Prozesse standardisiert und optimiert werden.
  • Durch die zentrale Koordination ist ein besserer Einsatz von Ressourcen möglich.
  • Die Früherkennung von Risiken ermöglicht eine effektive Bewältigung.
  • Durch die Sammlung und Weitergabe von Best Practices und Erfahrungen etabliert sich ein großer Erfahrungsschatz.
  • Es erfolgt eine Qualitätssteigerung, da Projektergebnisse durch effektives Monitoring verbessert werden.

 

 

Fazit

Die Einrichtung eines Project Management Office ist keine Pauschallösung für alle Unternehmen. Es ist entscheidend, die spezifischen Anforderungen, die Projektlandschaft und die Unternehmensziele zu verstehen, um die richtige Struktur und den richtigen Umfang zu wählen.

Ein Project Office bietet unmittelbare Unterstützung auf Projektebene und ermöglicht eine effiziente Projektabwicklung. Ein Project Management Office bietet langfristige Orientierung und Standardisierung, was nachhaltig zu einer verbesserten Multiprojekt-Steuerung und -Umsetzung beiträgt.

Letztlich sollte es das Ziel eines jeden Unternehmens sein, ein effektives Projektmanagement zu etablieren, das sich nahtlos in die Unternehmensorganisation einfügt und zur Erreichung der übergeordneten Ziele beiträgt.

 

Wir stehen Ihnen gerne mit unserer umfassenden Expertise und Beratung zu den Themen „Programm- & Projektmanagement“ sowie „Project-Management-Office-Aufbau“ zur Verfügung.

Programm- und Projektmanagement