Modern Workplace mit Microsoft 365 – Der Arbeitsplatz der Zukunft
13.02.2025 | Modern Workplace
Modern Workplace – Alles Wichtige für 2025
Vor Kurzem las ich in der Zeitung, dass einer der größten Arbeitgeber in der Region seine Mitarbeitenden wieder ins Büro zurückholt und Homeoffice damit verbietet. Ist der Gedanke des Modern Workplace also noch aktuell? Die einst beliebten Slogans wie „Arbeiten Sie doch wann und wo Sie wollen“ oder „Work is not where you go, it’s what you do“ scheinen etwas an Glanz verloren zu haben. Gleichzeitig werben viele Jobangebote mit der Möglichkeit, remote zu arbeiten und bieten bis zu 100% Homeoffice-Arbeit an.
Auch wenn in der ersten Euphorie möglicherweise über das Ziel hinausgeschossen wurde, hat der Modern Workplace zu großes Potenzial, um zurückgerollt zu werden. Welche Investition bietet für Sie den größeren Mehrwert? Eine in Ihre Prozesssoftware oder eine in Software, die Ihre Mitarbeitenden bei der Gestaltung dieser Prozesse optimal unterstützt?
Was ist ein Modern Workplace?
Die Idee ist es, den gesamten Büro-Arbeitsplatz – bestehend aus Notebook, Headset und mobilem Telefon – so zu gestalten, dass man von jedem Ort mit einer Internetverbindung voll umfänglich arbeiten kann. Statt Notizzetteln, Post-its oder an der Wand hängenden Whiteboards kommen digitale Lösungen zum Einsatz – Stichwort: papierloses Büro. Auch die Interaktion mit Kolleginnen und Kollegen darf darunter nicht leiden. Daher müssen vielfältige Kommunikationswege bereitstehen, um effektive Zusammenarbeit zu gewährleisten.
Der Modern Workplace kombiniert neuartige Cloud-Technologien mit den Anforderungen des Business und denen der Mitarbeitenden hinsichtlich des flexiblen und ortsunabhängigen Arbeitens. Dies wurde durch immer bessere mobile Endgeräte, günstige Flatrates und innovative Organisationsstrukturen möglich. Microsoft 365 (M365) bietet mit leistungsstarken Tools wie Teams, SharePoint und OneDrive die zugehörige Software.
Wir zeigen Ihnen in diesem Beitrag,
- welche guten Gründe es gibt, sich mit dem Modern Workplace mit Microsoft 365 zu beschäftigen,
- welche Ziele mit dem Modern Workplace verfolgt werden können und
- wie Sie einen gelungen Einstieg in den Modern Workplace finden können.
Warum der Wandel in Wirtschaft und Gesellschaft den Modern Workplace so relevant macht
Für Unternehmen
Seit der Einführung von IT-Systemen wurden zunächst Daten verarbeitet und später Prozesse digitalisiert. Der moderne Einsatz von Collaboration-Tools geht einen Schritt weiter: Er unterstützt nicht nur die Prozesse, sondern auch die Mitarbeitenden, die sie gestalten. Dies bedeutet, dass der Hebel zur Effizienz ein deutlich größerer ist.
Durch remote arbeiten können die richtigen Personen unabhängig von ihrem Standort in Echtzeit kreativ zusammenarbeiten – ohne langen Vorlauf oder Einschränkungen. Dies ist die beste Voraussetzung für gute Ergebnisse.
Für Führungskräfte
Traditionell basiert Führung auf physischer Anwesenheit. Im modernen Arbeitsumfeld sind jedoch klare Zielvereinbarungen und digitale Steuerungsmechanismen essenziell. Führungskräfte müssen lernen, Vertrauen zu entwickeln und ihre Teams durch smarte Technologien und eine offene Unternehmenskultur zu unterstützen.
Den daraus resultierenden Veränderungsprozess betrachten wir immer von zwei Seiten. Wie kann ich den Umgang mit meinem Team neuer und besser ausrichten und wie kann mich M365 in meinem Alltag unterstützen?
Wenn Sie wissen möchten, wie Microsoft 365 Führungskräfte im Wandel unterstützt, lesen Sie unseren Blog: Wie unterstützt mich Microsoft 365 als Führungskraft?
Für Mitarbeitende
Die Anforderungen der Mitarbeitenden verändern sich mit der Digitalisierung. Ein flexibler Arbeitsort, der Beruf und Privatleben optimal verbindet, ist heute ein wesentliches Argument bei der Arbeitsplatzsuche.
Auch im Arbeitsalltag möchten Mitarbeitende Anpassungs- und Gestaltungsmöglichkeiten Ihrer Anwendungen. Diese neuen Freiheitsgrade bedeuten aber auch mehr Verantwortung und Know-how für die Einzelnen. Beispielsweise dürfen sie Zugriffsmöglichkeiten auf Teams-Dateien selbst bestimmen und benötigen hierzu keine Administratoren.
Die Ziele des Modern Workplace mit Microsoft 365
Wir wollen die folgenden Ziel-Aspekte genauer betrachten, um die Umsetzung des Modern Workplace besser ausrichten zu können.
- Den Menschen in den Mittelpunkt stellen
- Flexible und freie Gestaltung der Arbeitszeit fördert Zufriedenheit und Produktivität.
- Die Integration von Künstlicher Intelligenz (KI), wie Microsoft Copilot, sorgt für effizientere Arbeitsabläufe.
- Mitarbeitende müssen aktiv in den Transformationsprozess einbezogen werden.
- Einfache Bedienbarkeit und Sicherheit
- Intuitive Microsoft 365-Tools ermöglichen eine einfache Bedienung.
- Die Sicherheit von Daten ist ein kritischer Aspekt des Modern Workplace. Mit zunehmender Mobilität und digitaler Vernetzung steigen die Risiken von Sicherheitslücken und Compliance. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie vor Cyber-Angriffen geschützt sind und die Anforderungen der DSGVO erfüllen. Lesen Sie mehr dazu in unserem Blog: Microsoft 365 und Datenschutz.
- Die richtigen Tools für jede Situation
Microsoft 365 bietet ein breites Spektrum an Anwendungen für unterschiedliche Anforderungen:
- Planung & Koordination: Lists, Planner Premium, To Do, Outlook
- Speicherung & Dokumentenmanagement: SharePoint, OneDrive
- Kommunikation & Zusammenarbeit: Microsoft Teams, OneNote, Loop
Diese Tools optimieren den digitalen Arbeitsplatz und eliminieren Barrieren im Arbeitsalltag.
- Unabhängigkeit von Zeit und Ort
Dank Cloud-Technologien und neuartiger Organisationsansätze können innovative "remote work"-Modelle entwickelt werden. Dies eröffnet Möglichkeiten für globale Zusammenarbeit und Talentsuche. Die Technologien sorgen dafür, dass alle Daten synchronisiert und verfügbar sind, die richtige Organisation trägt zu einer flexiblen und effizienten Teamarbeit bei.
- Entlastung von Routineaufgaben im Modern Workplace
Hinter den Kulissen von Microsoft 365 kann man unterschiedliche Techniken, teils mit sehr geringem Aufwand, dafür einsetzten, Routineaufgaben zu übernehmen oder zumindest zu erleichtern. Tools wie PowerApps, PowerAutomate oder Workflow, sowie zahlreiche Connectoren kommen hierbei zum Zug.
Neuerdings wird dies durch Microsoft Copilot ergänzt. Wie der Name schon sagt entlastet er Mitarbeitende und ermöglichen ihnen, sich auf kreative und strategische Aufgaben zu konzentrieren. Als Künstliche Intelligenz (KI) kann er Texte, analysieren, kreieren und zusammenfassen. Microsoft Copilot ist aber auch in der Lage, beispielsweise Zusammenhänge in E-Mails zu erkennen und daraus Vorschläge für die weitere Bearbeitung zu machen. Das ganze Potenzial dieser Technologie steht dabei erst am Anfang.
Tipps: Planen und Handeln
Nach all diesen vorbereitenden Überlegungen wollen wir Ihnen hier noch ein paar erste Handlungsempfehlungen aus unserem Erfahrungsschatz mitgeben.
- Lassen Sie sich inspirieren von den Möglichkeiten und projizieren Sie diese auf Ihr Business.
- Wägen Sie den Aufwand gegen den Nutzen ab. Vergessen Sie dabei nicht, dass bei Zukunftsinvestitionen der Mehrwert nicht unmittelbar zu beziffern ist. Es ist eine unternehmerische Entscheidung, keine des Budgets.
- Machen Sie sich frühzeitig Gedanken über alle zu beteiligenden Personen und binden Sie diese mit in den Prozess ein.
- Machen Sie sehr früh die Ziele und deren Bedeutung eines Modern Workplace deutlich, die Sie damit verfolgen, die Erwartungshaltung, die Sie damit verbinden und wie Sie vorgehen wollen.
- Gehen Sie von einem iterativen Prozess aus. Sie werden sich immer wieder zwischen Technik, Organisation und den Mitarbeitenden austauschen müssen, um zu der bestmöglichen Lösung für das Unternehmen zu kommen.
- Starten Sie mit kleinen Schritten, die einen möglichst großen Erfolg nach sich ziehen.
- Es gibt bereits viele Erfahrungswerte mit Microsoft 365. Nutzen Sie diese. Tauschen Sie sich aus mit Partnern, Herstellern und Dienstleistern.
- Vergessen Sie den Spaß dabei nicht.
Fazit: Der Modern Workplace mit Microsoft 365 als Erfolgsfaktor
Ein Modern Workplace mit Microsoft 365 verbessert die Zusammenarbeit, steigert die Innovationskraft und erhöht die Motivation der Mitarbeitenden. Er ermöglicht es, die richtigen Menschen flexibel zusammenzubringen und eine optimale Work-Life-Balance zu schaffen. Doch dieser Wandel erfordert sowohl technologische als auch organisatorische Anpassungen. Remote Arbeiten, Cloud-Lösungen und Microsoft 365 sind zentrale Elemente, um diesen Wandel erfolgreich zu gestalten.
Nutzen Sie das Potenzial eines Modern Workplace und setzen Sie auf die richtigen Tools, um Ihr Unternehmen zukunftssicher zu machen!
Autor: Bernd Fiedler
In unserem Blogartikel liegt uns die Gleichberechtigung aller Geschlechter am Herzen. Wir formulieren unsere Blogs stets genderneutral, um alle LeserInnen gleichermaßen anzusprechen und zu inkludieren.