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Migration im Projektmanagement

14.08.2023 | Projekte

How To Migration – Wie Systeme mit Leben gefüllt werden

Der Cutover ist ein wichtiger Schritt in einem Implementierungsprojekt, bei dem eine neue Lösung oder ein neues System in Betrieb genommen wird. Das Herzstück und gleichzeitig die Königsdisziplin der Cutover-Aktivitäten bildet dabei die Migration!

Die Migration von Daten, Anwendungen und Systemen kann jedoch eine komplexe und riskante Aufgabe sein, insbesondere wenn sie nicht sorgfältig geplant und durchgeführt wird. Dieser Artikel behandelt die Themen Migration und Migrationsplanung in IT-Projekten. Dazu werden im ersten Schritt die Herausforderungen beleuchtet, mit welchen Unternehmen konfrontiert sind und im zweiten Schritt bewährte Praktiken vorgestellt, um erfolgreiche Migrationen zu gewährleisten.

 

Folgenden Herausforderungen muss sich jede Migration stellen:

Datenintegrität und -sicherheit:

Die Sicherstellung der Integrität und Sicherheit von Daten während des Migrationsprozesses ist von entscheidender Bedeutung. Datenverluste oder -korruption können erhebliche Auswirkungen auf das Unternehmen haben.

Komplexität der Systeme:

IT-Systeme sind oft komplex und miteinander verflochten. Die Migration erfordert ein umfassendes Verständnis dieser Systeme, um sicherzustellen, dass alle Abhängigkeiten berücksichtigt werden und eine reibungslose Integration gewährleistet ist.

Zeitliche und budgetäre Einschränkungen:

Migrationen müssen innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens und Budgets abgeschlossen werden. Das Management von Zeit- und Kostenfaktoren sind eine große Herausforderung bei der Migrationsplanung. Stichtage, welche sich aus gesetzlichen Regeln herausbilden, sind zu beachten und die Migrationen dahingehend anzupassen. Diese Themen tangieren direkt die Punkte Point of no Return und Loadzeiten.

Change-Management:

Migrationen erfordern oft Änderungen in der Arbeitsweise der Mitarbeitenden und können Widerstand hervorrufen. Ein effektives Change-Management ist notwendig, um Mitarbeitende zu schulen und zu unterstützen, um auf diese Weise eine reibungslose Überführung zu gewährleisten. Der Fokus ist sowohl auf die fachlichen Änderungen zu legen als auch auf konzeptionelle Änderungen. Stichworte sind hier die Validierbarkeit der Daten nach Upload und die Auditierbarkeit der Prozesse und Abläufe. 

 

Unsere Handlungsempfehlungen:

Um die Risiken, welche sich aus den oben genannten Herausforderungen ergeben, zu minimieren, empfiehlt expertplace, die folgenden Best- Practice-Ansätze umzusetzen:

Umfassende Bestandsaufnahme:

Eine gründliche Bestandsaufnahme aller vorhandenen Systeme, Anwendungen, Daten und deren Abhängigkeiten ist der erste Schritt zur erfolgreichen Migration. Dies ermöglicht es, potenzielle Risiken und Herausforderungen zu identifizieren. Unternehmen, welche bereits einen Überblick über ihre IT-Architektur haben sind klar im Vorteil. Tools wie LeanIX können hier unterstützten. Wichtig ist dabei, dass alle beteiligten Parteien (Business, Implementierungspartner, IT) miteinander das Konzept erarbeiten. Daneben ist die Ownership für jedes Objekt zu klären. Ziel ist es, Informationen zu sammeln und Silos sowie „Kopfdatenbanken“ aufzulösen.

Klare Zielsetzungen und Meilensteine:

Es sind klare Ziele und Meilensteine für die Migration zu definieren, um den Fortschritt zu überwachen und diesen sicherzustellen. Beispiele für drei Meilensteine, welche in jedem Plan zu finden sein sollten, sind die geprüften ETL-Schritte für alle Objekte. Besonders Testloads mit Dummy-Daten (MOCKS) sowie mit Echtdaten sind zu planen und durchzuführen. Für einen geordneten Phasenübergang und für die Abnahme muss die „Definition of Done“ durch den Fachbereich erstellt werden.

Planung, Risikobewertung und -management:

Für den Cutover ist die Migration zu planen und die Umsetzung mit mehreren „Dry-Runs“ zu testen. Die wichtigen Faktoren sind die Reihenfolge, in welcher die Daten geladen werden, sowie die Loadzeiten. Ebenfalls sind Mappings zu definieren und zu testen. Risiken müssen identifiziert und Gegenmaßnahmen erfasst werden. Dies umfasst auch Fallback-Pläne für den Fall, dass Probleme während der Migration auftreten. Des Weiteren ist der „Point of no Return“ in den Plänen zu definieren. Die Erfassung der ETL-Prozesse (extract, transform, load) in einem geeigneten Tool ist ebenfalls durchzuführen. Das Tool sollte Abhängigkeiten abbilden können, wie beispielsweise Jira. Dies schließt die Abbildung und Planung der Ressourcenverfügbarkeit mit ein.

Kommunikation und Schulung:

Eine frühzeitige, kontinuierliche und transparente Kommunikation mit allen Beteiligten ist ein Schlüssel zum Erfolg. Alle Mitarbeitenden und Stakeholder müssen über die bevorstehende Migration informiert sein. Schulungen bereiten die Mitarbeitenden bestmöglich auf die Migrationstage und die zugehörigen Risiken vor. Dies schließt die Schulung der Fallback-Pläne und der zugehörigen Auswirkungen mit ein.

Überwachung und Testing:

Es ist ein umfassender Überwachungs- und Testprozess zu implementieren, um die Qualität der Migration zu gewährleisten und sicherzustellen, dass alle Systeme ordnungsgemäß funktionieren. Dazu wird ein Tool benötigt, in welchem die Aufgabennachverfolgung ermöglicht wird und welches die Abhängigkeiten der einzelnen Tasks darstellt. Sollte die Migration eines bestimmten Fragmentes zu früh erfolgen, da benötigte Daten noch nicht geladen wurden, kann dies verheerende Folgen haben.

Defect-Management:

Des Weiteren sollte das Tool das Defect-Management unterstützen. Defects müssen umgehend durch die migrierenden Personen erfasst und den entsprechenden Stellen zugeordnet werden. Eine schnelle Lösung ist hier erfolgskritisch. Während der Migration können einzelne Defects den gesamten Prozess aufhalten, weshalb eine schnelle Bearbeitung sowie ein Tracking des Bearbeitungsfortschritts unerlässlich sind.

 

Fazit:

Migrationen in IT-Projekten sind komplexe Teilprojekte, welche eine sorgfältige Planung und Umsetzung erfordern. Durch die Berücksichtigung der genannten Herausforderungen und Best Practices können Unternehmen ihre Migrationen in den IT-Projekten erfolgreich planen und durchführen.

 

Wenn auch sie ein Implementierungsprojekt planen und erfahrene Projektmitglieder sowie Projektmanager:innen für die Bereiche Planung, Migration, Testing, Cutover und Hypercare benötigen, sprechen Sie uns gerne jederzeit an.

 

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