Mehr als nur Tools: Wie Microsoft 365 Business, IT und Mitarbeitende wirksam verbindet
25.06.2025 | Modern Workplace
Zweiter Beitrag unserer Blogreihe: Business-Alignment mit Microsoft 365
Microsoft 365 ist angekommen – doch wie nutzen wir es richtig?
In vielen Unternehmen gehört Microsoft 365 heute zum digitalen Alltag. Mit Microsoft Teams als Dreh- und Angelpunkt für Kommunikation und Zusammenarbeit lassen sich Projekte strukturieren, Informationen teilen und Arbeitsabläufe organisieren. Es ist eine Plattform, die vieles ermöglicht – und doch wird ihr volles Potenzial nur selten ausgeschöpft.
Warum? Weil sich der Einsatz oft auf einzelne Tools beschränkt, ohne dass diese klar an Geschäftszielen, strategischen Anforderungen oder der realen Arbeitssituation der Mitarbeitenden ausgerichtet sind. Es fehlt ein verbindender Rahmen, der nicht nur Technologie liefert, sondern sie zielgerichtet in Wertschöpfung übersetzt.
Hier setzt der Ansatz des Business-Alignment mit Microsoft 365 an: ein strukturierter Weg, wie Unternehmen die Plattform nicht nur technisch einführen, sondern wirksam in ihre Organisation integrieren können.
Drei Perspektiven, die zusammenspielen müssen
Digitale Transformation ist mehr als Tool-Einführung. Sie gelingt dann, wenn drei zentrale Perspektiven bewusst miteinander verknüpft werden:
- 💼 Business: Das Business gibt die Richtung vor: Welche strategischen Ziele verfolgen wir? Welche Prozesse sollen verbessert werden? Welche Anforderungen ergeben sich aus dem Markt?
- 🖥 IT: Die IT schafft die Basis: Welche Technologien sind verfügbar? Wie sorgen wir für Sicherheit, Skalierbarkeit und Integration in bestehende Systeme?
- 👥 Mitarbeitende: Die Mitarbeitenden entscheiden über den Erfolg: Wie intuitiv sind die Lösungen? Passen sie zum Arbeitsalltag? Fördern sie Akzeptanz und Zusammenarbeit?
Microsoft 365 bietet die Werkzeuge, um diese drei Perspektiven zusammenzubringen – wenn man sie gezielt orchestriert. Genau hier entsteht der Mehrwert von Business IT-Alignment.
Der Weg zur wirksamen Nutzung – drei Stufen zum Erfolg
1️⃣ Die richtige Kombination der Tools
Microsoft 365 umfasst weit mehr als Teams und Outlook. Tools wie Planner, Lists, Loop, OneNote oder Forms eröffnen Möglichkeiten für Projektsteuerung, Informationssammlung, Formularmanagement und vieles mehr.
Entscheidend ist nicht nur das „Was“, sondern das „Wie“:
Wie lassen sich Tools sinnvoll kombinieren, sodass sie einen klaren Nutzen im jeweiligen Prozess stiften?
Beispiel: Ein Planner-Board allein bringt wenig – in Verbindung mit Teams, Lists, Genehmigungen und geteilten Notizbüchern wird es zum integrierten Projektcockpit.
2️⃣ Nutzung der Standards – mehr als erwartet
Viele Unternehmen unterschätzen, was schon heute im Standard möglich ist. Microsoft entwickelt kontinuierlich neue Funktionen, die oft ohne große Ankündigung verfügbar sind: z. B. benutzerdefinierte Regeln in Lists, automatisierte Erinnerungen, erweiterte Formatierungen oder Standard-Genehmigungen.
Wer diese Potenziale kennt – und regelmäßig evaluiert, was "neu dazugekommen ist" – kann mit minimalem Aufwand maximale Wirkung erzielen. Die Kunst liegt darin, diese Funktionen auf Geschäftsprozesse zu übersetzen, nicht in technischen Silos zu denken.
3️⃣ Einsatz der PowerTools – für anspruchsvolle Prozesse
Wenn es komplexer wird, kommen Power Automate, Power Apps und Power BI ins Spiel. Diese Tools ermöglichen es, Geschäftsprozesse individuell zu modellieren, Daten zu integrieren und Abläufe intelligent zu automatisieren.
Auch wenn die Microsoft-Strategie auf "No-Code/Low-Code" setzt, erfordern diese Anwendungen ein tieferes Verständnis – in der Architektur ebenso wie im Detail. Doch die Investition lohnt sich, insbesondere bei wiederkehrenden Prozessen mit hohem Abstimmungsaufwand oder Compliance-Anforderungen.
Fazit: Microsoft 365 strategisch denken – nicht nur technisch umsetzen
Der Einsatz von Microsoft 365 sollte nicht dem Zufall überlassen werden. Wer die Plattform auf das Wesentliche reduziert, vergibt Chancen.
Business-Alignment mit Microsoft 365 bedeutet, digitale Lösungen so zu gestalten, dass sie Unternehmensziele, IT-Kapazitäten und die Realität der Mitarbeitenden sinnvoll verbinden.
Dazu braucht es nicht zwingend große Projekte, sondern eine klare Haltung:
- Ziele verstehen,
- Technologien gezielt kombinieren,
- und Menschen befähigen, die Möglichkeiten sinnvoll zu nutzen.
Im nächsten Beitrag zeigen wir konkrete Praxisbeispiele, wie Microsoft 365 Business Alignment im Alltag funktioniert – vom Projektmanagement über Personalprozesse bis hin zu Marketing-Workflows.
Bleibt dran!
Autor: Natalie Beringer
In unserem Blogartikel liegt uns die Gleichberechtigung aller Geschlechter am Herzen. Wir formulieren unsere Blogs stets genderneutral, um alle LeserInnen gleichermaßen anzusprechen und zu inkludieren.