M365 Business-Alignment in der Praxis: Wie Microsoft 365 Prozesse wirklich smarter macht
02.07.2025 | Modern Workplace
Dritter Beitrag unserer Blogreihe: Business-Alignment mit Microsoft 365
Microsoft 365 bietet unzählige Möglichkeiten – doch der Unterschied entsteht in der Umsetzung. Im dritten Teil unserer Blogreihe zeigen wir anhand realer Szenarien, wie Unternehmen Microsoft 365 gezielt einsetzen, um Business, IT und Mitarbeitende zusammenzubringen und digitale Zusammenarbeit konkret zu verbessern.
Alle Beispiele basieren auf einem zentralen Prinzip:
Technologie nicht als Selbstzweck, sondern als Werkzeug zur Umsetzung klar definierter Ziele – intelligent verbunden mit Prozessen und Menschen.
Praxisbeispiel 1: Projektmanagement neu gedacht
Ein Projektteam besteht aus Fachleuten aus unterschiedlichen Bereichen. Um die Zusammenarbeit strukturiert zu gestalten, setzt das Team auf Microsoft Teams als Zentrale – mit separaten Kanälen für einzelne Arbeitsschwerpunkte. Die Vorteile:
- Klarheit in der Kommunikation
- Übersichtlichkeit durch thematische Trennung
- Transparenz für alle Beteiligten
So funktioniert's:
- Aufgabenplanung & Fortschrittskontrolle: In Teams ist ein Planner Plan (wir empfehlen für vollständigen Nutzen die Planner Premium Pläne) eingebunden, mit dem alle Aufgaben, Abhängigkeiten und Meilensteine erfasst und visualisiert werden – inklusive Gantt-Diagramm.
- Dokumentation & Nachverfolgung: Besprechungsnotizen werden direkt in OneNote festgehalten. Für mobile Nutzung ist zusätzlich ein persönliches Notizbuch verknüpft.
- Change Requests: Über ein Forms-Formular werden Änderungsanfragen eingereicht. Diese landen automatisiert in einer Microsoft List, wo sie bearbeitet und priorisiert werden.
🔍 Ergebnis: Ein vollständig integriertes Projektmanagement-System – ohne zusätzliche Software, aber mit maximalem Überblick.
Praxisbeispiel 2: Mitarbeiterentsendung ins Ausland
Ein Unternehmen möchte eine standardisierte Lösung für die Entsendung von Mitarbeitenden ins Ausland etablieren – mit klaren Genehmigungswegen und automatisierter Dokumentation.
Der Ablauf:
- Eine Führungskraft startet den Prozess über ein Online-Formular (Microsoft Forms).
- Die Daten werden automatisch in eine Microsoft Lists-Liste übernommen.
- Die Personalabteilung ergänzt weitere Felder (z. B. Einsatzort, Visa, Vergütung).
- Über die Genehmigungs-App wird intern eine Freigabe eingeleitet – die Ergebnisse fließen direkt in die Liste zurück.
- Die nötigen Dokumente werden in einer SharePoint-Dokumentmappe erzeugt, in der Platzhalter automatisch mit den Listenwerten gefüllt werden.
🔍 Ergebnis: Ein reibungsloser, nachvollziehbarer Prozess mit klaren Zuständigkeiten und vollständiger Automatisierung der Dokumentenerstellung – effizient und rechtssicher.
Praxisbeispiel 3: Genehmigungsprozess für Social Media Beiträge
Marketing und Kommunikation müssen oft schnell reagieren – aber trotzdem strukturiert und abgestimmt vorgehen. Mit Microsoft 365 lässt sich ein flexibler Genehmigungsprozess für Social Media Posts etablieren.
Die Lösung:
- Beiträge werden in einer Microsoft List gesammelt – inklusive Autor:in, geplanter Veröffentlichung, Kommentarspalte und Status.
- Sobald ein Beitrag den Status „Zur Genehmigung“ erhält, wird ein Power Automate Flow gestartet:
- Die verantwortliche Person erhält automatisch eine E-Mail mit dem Inhalt und kann direkt genehmigen oder ablehnen.
- Bei Genehmigung: Automatisierte Veröffentlichung über integrierte Tools oder Plattform-Connector.
- Bei Ablehnung: Automatischer Rücklauf an die Autor:in inkl. Kommentar und Bearbeitungslink.
🔍 Ergebnis: Ein transparenter, auditierbarer und effizienter Workflow, der Abstimmung erleichtert und Veröffentlichungstermine sichert – ohne Excel-Chaos oder Endlos-Schleifen.
Fazit: Aus Potenzial wird Wirkung
Diese Beispiele zeigen: Business IT-Alignment mit Microsoft 365 funktioniert – wenn man es bewusst gestaltet. Entscheidend ist, die Tools nicht nur zu kennen, sondern sie gezielt entlang von Prozessen und Nutzerbedürfnissen einzusetzen.
👉 Es geht nicht um „noch ein neues Tool“. Es geht darum, Menschen, Prozesse und Technik in Einklang zu bringen. Wer das erreicht, macht Microsoft 365 zum echten Erfolgsfaktor.
Im nächsten Schritt?
Wir unterstützen gerne bei der Analyse, Planung oder Umsetzung solcher Lösungen – modular, praxisnah und mit dem klaren Ziel: Mehr Wirkung durch weniger Reibung.
Sprechen Sie uns einfach an.
Autor: Natalie Beringer
In unserem Blogartikel liegt uns die Gleichberechtigung aller Geschlechter am Herzen. Wir formulieren unsere Blogs stets genderneutral, um alle LeserInnen gleichermaßen anzusprechen und zu inkludieren.