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How to Cutover – Systemimplementierungen erfolgreich planen

08.09.2023 | Projekte

Der Cutover ist ein wichtiger Schritt in einem Implementierungsprojekt, bei dem eine neue Lösung oder ein neues System in Betrieb genommen wird. Es bezeichnet den Übergang von der alten zur neuen Umgebung und bildet somit die Geburtsstunde des neuen Systems, welches durch die Migrationsaktivitäten mit Leben gefüllt wird.

Ein Cutover umfasst verschiedene Aktivitäten, die sorgfältig geplant und koordiniert werden müssen, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten. Diese Aktivitäten beinhalten die Vorbereitung der neuen Umgebung, das Testen, das Schulen der Benutzenden und das Migrieren von Daten und Prozessen

Sobald die technische Implementierung, Tests und Schulungen abgeschlossen sind, beginnt die eigentliche Cutover-Phase. In diesem Schritt werden Daten, Prozesse und Benutzende von der alten Umgebung in die neue Umgebung migriert. Dies kann den Datenimport, die Aktualisierung von Konfigurationseinstellungen, die Umleitung von Netzwerkverbindungen und andere Migrationsaktivitäten umfassen. Um diese Migrationsaktivitäten zielgerichtet umzusetzen ist eine detaillierte Planung erforderlich:

 

Cutover-Organisation

Die Cutover-Organisation orientiert sich an der Projektorganisation. Typischerweise gibt es bei Systemimplementierungen eine Matrixorganisation mit Verantwortlichen für die End-to-End-Prozesse/Streams und crossfunktionale Cluster, welche phasenbezogen sind. So werden aus jedem Stream beispielsweise Verantwortliche für den Cluster Cutover zusammengezogen.

Das Cutover-Management sollte direkt dem Projektmanagement untergeordnet sein und bildet einen der phasenbezogenen Cluster. Neben dem Lead-Manager-Cutover kann es für verschiedene Bereiche weitere Bereichsmanager geben, welche sich um einzelne Themen wie z. B. den Cutover von Interfaces, Umsystemen o. Ä. kümmern.

Ebenfalls muss es einen Owner für die einzelnen End-to-End-Prozesse/Streams geben und die Geschäftsführung ist zu beteiligen. Diese Personenkreise werden neben ihrer Befugnis, kritische Fragestellungen zu klären und Entscheidungen zu treffen, am Ende des Cutover-Prozesses für den Sign-off benötigt. So ist sichergestellt, dass sowohl aus fachlicher Stream-Sicht als auch aus allgemeiner Geschäftsleitungssicht der Cutover abgenommen wird.

 

Cutover Scope

Um einen erfolgreichen Cutover sicherzustellen und diesen fokussiert planen zu können, ist der Scope zu definieren. Hierzu zählen die zu migrierenden Systemumgebungen inklusive ihrer Umsysteme. Da Systeme und Umsysteme nur miteinander kommunizieren können, wenn ihre Schnittstellen sauber gepflegt sind, müssen diese ebenfalls beachtet und im Scope erfasst werden. Hier ist zwischen Eigenentwicklungen und Fremdentwicklungen zu differenzieren. Je nach Implementierungsprojekt müssen neben digitalen Daten und Systemen auch Hardware-Objekte umgestellt werden. Die Anzahl und Orte der Objekte zur physischen Umstellung von z. B. Zeiterfassungsterminals ist hier ein wichtiger Schritt.

Ebenfalls darf die Migration von Benutzenden mit den passenden Rechten und Rollen nicht vergessen werden. Dies schließt technische Nutzende und automatisierte Läufe bzw. Workflows mit ein. Der letzte Bereich, welcher im Scope Beachtung finden muss, sind die Datenobjekte, aufgeteilt nach Stamm- und Bewegungsdaten. Da ein Cutover immer einen Neuanfang und damit die Chance zur Bereinigung von Daten darstellt, sollte genau überlegt werden, welche Daten noch benötigt werden und welche dementsprechend in den Scope zu übernehmen sind. Dieses Data Cleansing kann den Neustart erleichtern und den Arbeitsalltag im neuen System verbessern.

 

Cutover-Dokumentenmanagement und -Tooling

Das Dokumentenmanagement und das Tool zur Cutover-Planung hängen stark miteinander zusammen. Je nach verwendetem Tool im Projekt machen verschiedene Varianten Sinn. Prinzipiell ist bei einem Tool zur Planung und Koordination der Aktivitäten darauf zu achten, dass ein verknüpftes Defect-Management möglich ist, sodass in der Umsetzung zu jedem fehlerhaften Schritt ein Defect direkt zugeordnet werden kann.

Des Weiteren sollte ein Tool eine Vorgänger- und Nachfolgerfunktion unterstützen, damit voneinander abhängige Aktivitäten sich gegenseitig sperren und so eine klare Abfolge anhand des kritischen Pfades gewährleistet wird. Die Dokumentenablage sollte den „Single Point of Truth“ bilden und sich bestenfalls mit dem Tool verlinken lassen. Eine Versionierung sowie eine Änderungshistorie sind unerlässlich. Ebenfalls muss geklärt sein, wer welche Datei verwaltet.

 

Cutover-Planung und -Aktivitäten

Für jedes genannte Objekt im Thema Scope müssen entsprechende Cutover-Aktivitäten eingeplant werden. Wichtig ist hier sowohl mit Personen aus dem Fachbereich als auch mit Personen aus der IT zu sprechen, um ein möglichst umfassendes Bild über die nötigen Aktivitäten, Abhängigkeiten und Fallstricke bei der Umstellung zu erhalten. Die Service Owner sowie Endanwendende und Poweruser sollten befragt werden. Besonders sind Abhängigkeiten bei der Migrationsreihenfolge von Objekten zu beachten. Manche Daten lassen sich erst migrieren, wenn andere Teile bereits geladen wurden.

Hier kann es passieren, dass verschiedene Ausprägungen innerhalb von Datenobjekten zu splitten sind. Ebenfalls ist jede Aktivität in ihrem Gesamtkontext zu sehen. Wird ein System oder eine Schnittstelle heruntergefahren, muss beispielsweise eine duale Stammdatenpflege betrieben werden, um Datenschiefstände vorzubeugen.

 

Cutover-Planung – die Ressourcen

Sobald der Plan mit den Aktivitäten steht, muss dieser um die umsetzenden Ressourcen angereichert werden. Dabei ist die Abwesenheitsplanung mit den Cutover-Aktivitäten abzugleichen. Der Cutover-Plan sollte hier die Hoheit haben und als maßgebendes Dokument dienen. Ebenfalls sind die Zeitdauer und Abhängigkeiten einzelner Aktivitäten und der zugehörigen Ressourcen abzugleichen. Passen diese nicht zusammen oder sind einzelne Key-Ressourcen doppelt ausgelastet, muss entweder die Planung oder die Ressourcenzuordnung angepasst werden. Je nach Granularität der Aktivitäten, kann es nötig sein die Planung auf Stundenebene zu betreiben.

 

Fazit

Während des Cutovers ist eine sorgfältige Überwachung und Koordination erforderlich, um Probleme oder Störungen frühzeitig zu erkennen und entsprechend zu reagieren. So ist sichergestellt, dass der Plan bestmöglich umgesetzt werden kann.

Insgesamt ist der Cutover ein kritischer Schritt, der eine gründliche Planung, Vorbereitung und Koordination erfordert. Ein gut durchgeführter Cutover gewährleistet einen nahtlosen Übergang von der alten Umgebung zur neuen Umgebung und minimiert mögliche Ausfallzeiten oder Unterbrechungen im Betrieb.

Wenn auch Sie ein Implementierungsprojekt planen und erfahrene Projektmitglieder und -manager für die Bereiche Planung, Migration, Testing, Cutover und Hypercare benötigen, dann sprechen Sie uns gerne an.

 

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