„Fehlende Ressourcen fürs Projekt“
29.06.2023 | Projekte
Wer kennt die Situation nicht? Das Projekt steht vor der Tür und es fehlen die Ressourcen. Was ist heute anders im Vergleich zu früher? Die Frage, ob es früher einmal besser war, ist unerheblich. Jedoch ist es hilfreich, die Ursachen für die aktuelle Situation herauszuarbeiten, weil dadurch wird der Blick auf mögliche Maßnahmen geschärft wird:
- Ressourcenknappheit: Demografie, Fachkräftemangel, Babyboomer, die in Rente gehen, mangelnde Einwanderung: Es gibt zu wenig Ressourcen im Unternehmen und/oder am Markt.
- Effizienz: Die Unternehmen haben viel in Optimierungen investiert und ihre Bereiche entsprechend schlank aufgestellt. Ein Personalüberhang, aus dem sich ein Projekt problemlos bedienen ließe, existiert nicht. Eine vollumfängliche Freistellung einzelner oder gar vieler Ressourcen für ein Projekt ginge zu Lasten des Tagesgeschäfts und/oder anderer Projekte.
- Spezifizität: Die Fragestellungen und Aufgaben in Projekten werden immer kleinteiliger und spezifischer. Das macht es schwer, fachfremde Ressourcen hinzuziehen oder Ressourcen auszutauschen.
- Frequenz und Volumen: Es gibt sehr viele Projekte mit unterschiedlicher Größe. Die Projekt-Roadmap ist auf längere Sicht gut gefüllt.
Prognose und Handlungsmöglichkeiten
Nach unserer Einschätzung wird sich kurz- und mittelfristig keiner der oben genannten Aspekte entspannen. Eine Besserung der Ressourcenlage ist nicht zu erwarten. Es gibt auch kein Allheilmittel für diese Herausforderung – unabhängig von Unternehmensgröße oder der Branche. Wir empfehlen, mit einem Mix an Maßnahmen gezielt und langfristig auf die Situation einzuwirken. Es wäre unrealistisch, einen paradiesischen Zustand unbegrenzter Projektressourcen anzustreben. Vielmehr geht es darum, ein Instrumentarium zu etablieren, welches es Ihrem Unternehmen und Ihren Verantwortlichen ermöglicht, in der Situation zu agieren, anstatt zu reagieren.
Wir stellen Ihnen im Folgenden vier Aktivitäten vor, die einzeln und in Kombination helfen, mit der Personalknappheit in Projekten umzugehen. Es sei jedoch vorweggeschickt, dass das Einführen entsprechender Vorgehensweisen zunächst selbst auch Projekte darstellt. Aufgabe der Verantwortlichen ist es, Personal für Maßnahmen/Projekte entsprechend freizuschaufeln, beispielsweise durch das Verschieben definierter Projekte, um mittelfristig besser für die „anderen“ Projekte aufgestellt zu sein.
Strukturelle und methodische Lösungsansätze
- Demand Management
Projekte werden aufgesetzt, weil es Anforderungen gibt, für die bestimmte Änderungen vorgenommen werden müssen. Kleinere Anforderungen können ohne großen Overhead umgesetzt werden, größere werden zu Projekten. Es ist dringend zu empfehlen, diesen Prozess des Entstehens von Anforderungen bis hin zur Entscheidung zu strukturieren und strikt zu managen.
- Portfolio Management
Auf einer übergeordneten Ebene ist jede Organisation mit einer Vielzahl von Vorhaben (Projekten und Programmen) aus den unterschiedlichsten Fachbereichen konfrontiert. Viele Projekte haben nicht nur im Ergebnis Auswirkungen auf mehrere Fachbereiche bis hin zu externen Stakeholdern, sie sind außerdem auf die Mitarbeit von Personen aus verschiedenen Bereichen angewiesen. Daher ist es unumgänglich, dass ein unternehmensweiter Auswahl-, Verhandlungs- und Abstimmungsprozess etabliert wird, um die Projektpipeline auf ein realistisches Maß zu reduzieren. Dabei werden einzelne Projekte nicht unbedingt als unwichtig bewertet, sondern gegebenenfalls verschoben, wenn andere Projekte höher priorisiert werden.
Möglichkeiten der Projektbesetzung
Bei der Besetzung von Projekten aus einem begrenzten Pool verfügbarer Ressourcen steht das Management vor der Entscheidung, ob knappes Personal aus dem Tagesgeschäft für das Projekt freigegeben wird, oder ob das Tagesgeschäft höher priorisiert wird und die Projektarbeit damit extern, zum Beispiel durch Berater oder Freelancer, besetzt wird. Beide Ansätze haben Vor- und Nachteile.
- Backstaffing
Beim Backstaffing wird internes Personal für das Projekt freigestellt. Man verspricht sich davon, dass das historische Wissen der internen Kolleginnen und Kollegen einen unverzichtbaren Beitrag für das Projekt darstellt. Außerdem setzt man darauf, dass das interne Team durch die aktive Mitarbeit besser auf die zukünftige veränderte Arbeitsweise vorbereitet sein wird.
- Extern für Intern
Der entgegengesetzte Ansatz ist im Fall von Personalengpässen die Besetzung von Projektrollen mit Externen. Das Unternehmen räumt dem reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäfts eine höhere Priorität ein. Ein weiterer Grund kann sein, dass explizit eine neue Sicht auf die Dinge durch Externe gewünscht ist. Dieser Weg ist erfolgreich, wenn am Projektende die Übergabe vom Projekt in den Regelbetrieb ohne Wissens- und Reibungsverluste verläuft.
Fazit und Empfehlung
Wir sehen die Lösung nicht im passiven Abwarten auf bessere Zeiten an der Personalfront. Arbeiten Sie gezielt darauf hin, mit den entsprechenden Werkzeugen die Ressourcenthematik in Projekten aktiv und nachhaltig selbst gestalten zu können.
Wir unterstützen Sie gerne im Projektmanagement.