Die Auswahl von ERP-Systemen
15.05.2025 | News
Warum eigentlich ein neues System?
Als ERP-Berater finde ich die Neuanschaffung oder den Wechsel eines ERP-Systems naturgemäß gut. Ich mache das nun seit 1996 und kann von vielen tollen Projekten und großen Erfolgen berichten. Ich möchte dennoch diesen Beitrag mit der provokanten Frage beginnen, ob der Wechsel eines Systems tatsächlich sinnvoll ist. Verfolgen wir den ERP-Markt über die Jahrzehnte hinweg, so sehen wir, dass diese Softwareprodukte seit ihren Kindheitstagen keine grundlegenden Veränderungen erfahren haben.
MRP-I-Systeme (Material Requirements Planning) wurden durch leistungsfähigere MRP-II-Systeme (Manufacturing Resource Planning) ersetzt. Host- Systeme wurden von Client-Server-Architekturen abgelöst, die in modernen Tagen von im Browser laufenden Cloud-Lösungen abgelöst werden. Leistungsfähigere Hardware und neue Datenbanktechnologien erlauben eine Online-Verarbeitung und zeigen Planungsergebnisse auf Knopfdruck, ohne dabei auf nächtliche Batch-Verarbeitung warten zu müssen. Viele Produkte bieten heute ergänzende Funktionen für das Management der Kundenbeziehungen oder eine präzisere Planung der Produktion. Seit kurzem halten KI-Lösungen Einzug. Natürlich gibt es unfassbar viele Verbesserungen im Detail. Auch die Architektur der Systeme wurde massiv überarbeitet. Eine "alles-wird-gut-Funktion" wurde aber bislang nicht erfunden.
Moderne ERP-Systeme unterstützen moderne Unternehmensprozesse besser denn je. Immer mehr setzt sich die Erkenntnis durch, dass bei aller Individualität und bei allen Alleinstellungsmerkmalen von Unternehmen trotzdem Best Practices für viele Prozesse bekannt sind und diese Best Practices in Unternehmen angewendet werden sollten. Und genau diese vorgedachten und standardisierten Prozesse werden von modernen Softwarelösungen unterstützt.
Gründe für eine neue ERP
Welche Gründe kann es also geben, sich mit dem Wechsel von einem vorhandenen System zu einem neuen System zu beschäftigen? Hier ist insbesondere ein Grund zu nennen. In früheren Tagen hat sich ein Unternehmen für eine ERP-Lösung, passend zur damaligen Unternehmensgröße und -struktur, entschieden. Heute ist das Unternehmen gewachsen, es gibt mehrere Standorte, verschiedene rechtlich eigenständige Firmierungen und mehrere Marken, die der Kundschaft angeboten werden.
In einem solchen Fall sollte natürlich über den Austausch der ERP-Lösung nachgedacht werden. Es besteht schlichtweg die Notwendigkeit, alle rechtlichen Anforderungen abbilden zu können. Auch kann es natürlich sein, dass ein Unternehmen, sei es durch Wachstum oder Zukäufe, neue Unternehmensbereiche ergänzt, für die bislang keine Softwareunterstützung vorgesehen war. Sobald ein Unternehmen also grundlegend neue strukturelle Anforderungen hat oder grundlegend neue Prozesse ausübt oder vielleicht völlig neue Distributionskanäle nutzen möchte, ist der Wechsel einer ERP-Lösung sinnvoll. Ob dabei das ganze Produkt getauscht werden sollte oder ob es vielleicht ergänzende Module passend zur bestehenden Lösung gibt, ist eine zusätzliche Frage, die geklärt werden sollte.
Gründe gegen eine neue ERP
Es gibt nicht nur Gründe für den Wechsel einer ERP- Software, sondern auch reichlich Gründe, die dagegen sprechen. Ein neues System bedeutet ein umfassendes Anforderungsmanagement, ein aufwändiges Auswahlverfahren und die anschließende Implementierung des Systems.
Dazu werden sogenannte Key-User benötigt. Das sind in der Regel fünf bis zehn Ihrer besten Mitarbeitenden, die für einen Zeitraum von zwei oder drei Jahren für das Projekt zu etwa 80 % freigestellt werden müssen. Zeitgleich wird es nicht möglich sein, während dieses Zeitraums andere Projekte durchzuführen. Natürlich ist auch eine erhebliche Investition zu tätigen. Man kann also sagen, dass es massiven Nutzen durch die Neuanschaffung der Software geben muss, um ein solches Vorhaben zu rechtfertigen. Diffuse und undifferenzierte Ideen, etwa Optimierungen im Einkauf oder Verbesserungen in der Produktionsplanung, reichen nicht aus. Hier muss auf jeden Fall ein fundierter Businesscase erstellt werden, der nicht nur die monetären Aspekte beleuchtet, sondern auch präzise definiert, wie der eigentliche Nutzen entsteht, mit welchen Mitteln und Maßnahmen dieser erreicht werden kann. Folgen Sie meinem Rat und gehen Sie nicht zu optimistisch in ein solches Vorhaben.
Der limitierende Faktor
Wenn Sie eine neue Funktionalität in Ihrer Softwarelandschaft ergänzen möchten, stellen Sie sich die Frage, was derzeit der limitierende Faktor ist. Ist es tatsächlich die Software selbst, die nicht ausreichend Funktionen bietet, oder ist es vielleicht der fehlende oder nicht optimale Prozess in Ihrem Unternehmen? Sind es vielleicht die Mitarbeitende, deren Methoden-Know-how nicht auf dem Stand der Zeit ist, oder vereiteln vielleicht die Datenqualität und der Umfang der notwendigen Daten die Ausführung der gewünschten Funktion?
Hinterfragen Sie hier sehr kritisch. Bedenken Sie, dass Ihre Angestellten Lücken im Prozess, Know-how oder Datenbestand möglicherweise noch gar nicht erkannt haben. Diese Herausforderung beobachte ich insbesondere bei sehr geschätzten langjährigen Mitarbeitende, die letztlich weder Vergleichsmöglichkeiten noch theoretisches Wissen besitzen. Bevor Sie sich entscheiden, in eine alternative Software zu investieren, sollten Sie Ihr Anliegen mit dem aktuellen Softwareanbieter diskutieren. Mit Glück kann der aktuelle Anbieter die gewünschte Funktion anbieten. Vielleicht gehört sie zum nicht genutzten Leistungs- umfang der Software oder möglicherweise gibt es integrierbare Zusatzpakete. Ein Gespräch schafft Klarheit und bewahrt im Zweifelsfall vor unnötig großen Projekten.
Eine Neuorganisation ist notwendig
Eine neue ERP-Software bedeutet in der Regel die Neuorganisation des Unternehmens. Nur selten sind bereits alle Prozesse optimal profiliert und etabliert. Prozessverantwortliche fehlen und Rollenprofile sind eher vage denn konkret.
Dennoch kann ein neues ERP-System tatsächlich erforderlich sein und die Vorteile des Projekts überwiegen den entstehenden Aufwand. Die Vorteile sind in folgenden Themenbereichen zu suchen: Entweder schafft eine neue Software die Verbesserung der Wirtschaftlichkeit oder die Stärkung oder Verbesserung der Wettbewerbsfähigkeit. Im ersten Fall handelt es sich um quantitative Themen, die sich entweder durch die Ermöglichung neuer Geschäftsmodelle und somit den Zugang zu neuen Umsätzen ausdrücken oder durch Reduzierung von Kosten. Im zweiten Fall handelt es sich um qualitative Punkte, die z. B. aus einem besseren Kundenservice oder der Reduzierung der Lieferzeit resultieren können. Auch hier empfehle ich eine kritische Überprüfung. Oftmals werden tatsächlich Mitarbeitende durch neue ERP-Funktionen entlastet. Somit brauchen sie vielleicht keine acht Stunden für ihre Aufgaben, sondern nur noch sieben. Stellen Sie sich die Frage, ob die gewonnenen Stunden nutzbringend verwendet werden können oder ob eine Kapazitätsreduzierung möglich ist. Andernfalls wird der geplante Nutzen zum Papiertiger.
Das Auswahlverfahren
Mit dem bisherigen Text habe ich Ihnen eine kritische Perspektive angeboten. Im Folgenden möchte ich beleuchten, wie man nun die Auswahl einer neuen ERP-Software risikoarm angehen kann.
Es gibt allein in Deutschland ungefähr 400 Softwarehersteller. Die Bandbreite erstreckt sich von globalen Anbietern namhafter Softwareprodukte bis zum lokalen Nischenanbieter, der sehr spezifische Aufgabenstellungen bearbeitet. Gleichwohl wird der Markt von etwa 20 Produkten beherrscht. Diese teilen sich den Markt über die Größe der Kundschaft auf. Vereinfacht kann man sagen, dass es Software für große Konzerne mit mehreren eigenständigen Unternehmen gibt und solche für kleine und mittelständische Unternehmen. Die Differenzierung entsteht hauptsächlich in den Möglichkeiten für eine differenzierte kaufmännische Abbildung der Unternehmensstruktur. Letztlich sind alle Produkte sehr leistungsfähig und bieten einen enormen Funktions- umfang an. Kann man also einfach eine Software kaufen, über den Preis entscheiden und kommt dann auf geradem Weg zum geplanten Erfolg? Nein, natürlich ist das nicht so einfach. Großer Funktionsumfang bedeutet nicht, dass alle Produkte die gleichen Funktionen haben oder die Funktionen auf gleiche Art realisieren. Es gilt also, über ein fundiertes Anforderungsmanagement die eigenen Anforderungen an eine Software zu klären und mit den Fähigkeiten der ERP-Software abzugleichen.
Das Anforderungsmanagement
Ein passendes Anforderungsmanagement ist der Schlüssel zu einem guten Auswahlprojekt. Aber was ist das genau?
Ein Weg, den ich nicht empfehlen kann, ist die Analyse der Schwachstellen der bestehenden Lösung. Diese Vorgehensweise erinnert mich an ein Zitat von Henry Ford: "Wenn ich die Menschen gefragt hätte, was sie wollen, hätten sie gesagt: “Schnellere Pferde." Das beschreibt die Kernproblematik recht gut. Oftmals ist es nicht vorteilhaft, im Kleinen zu optimieren. Ich empfehle vielmehr, die erforderlichen Abläufe von Grund auf neu zu denken. Ein gutes Anforderungsmanagement startet mit der Betrachtung, wie ein Unternehmen am Markt auftreten will und was dazu die Erfolgsfaktoren sind. In einem zweiten Schritt wird geklärt, wie das Unternehmen arbeiten sollte, um genau die Erfolgsfaktoren, also die Werte für den Kunden, herzustellen und zu liefern. Im dritten Schritt wird nun überlegt, welche dieser Prozesse eher ein Standardablauf ist und welcher ein Unterscheidungsmerkmal für das Unternehmen dar- stellt. Diese Standardprozesse und Spezifika werden dann die Grundlage zur Aufstellung der erforderlichen ERP-Funktionen. Hier sind nicht nur Prozesse zu benennen. Auch an Methoden muss gedacht werden. Moderne Programme bieten eine Vielzahl automatisierter Abläufe und Verfahren an. Diese müssen allerdings konfiguriert und eingestellt werden. Dazu brauchen Sie Mitarbeitende, die über ein entsprechendes theoretisches Wissen verfügen.
Solche Methoden finden sich z. B. im Einkauf und der Disposition für die Artikelklassifizierung oder Auswahl der Verfahren, z. B. einer stochastischen oder deterministischen Bedarfsermittlung. Ich möchte an dieser Stelle nicht die fachlichen Unterschiede erläutern, sondern darauf hinweisen, dass Sie, beziehungsweise Ihre Mitarbeitende, viel Wissen in das Anforderungsmanagement einbringen müssen.
Der externe ERP-Advisor
Kann ein Unternehmen die Auswahl einer Software selbständig durchführen oder wird ein externer Berater dazu benötigt? Ich bin diesbezüglich nicht neutral. Schließlich bin ich ERP-Berater und halte es für eine sehr wichtige Aufgabe. Folgen Sie mir in einem einfachen Gedankenspiel. Ich gehe davon aus, dass Ihre Angestellten sehr gut qualifiziert, sehr motiviert und engagiert sind. Wenn Sie nicht ausschließlich optimale Prozesse in Ihrem Unternehmen haben, stellen Sie sich die Frage, warum nicht. Ich glaube, dass Ihre Angestellten mit bestem Wissen und Gewissen die besten Abläufe gestaltet haben, die sie konnten. Natürlich fehlte immer wieder Zeit für das letzte Detail. Das schwerwiegende Problem ist allerdings, dass mit einer Inside-Out-Perspektive echte Innovation sehr schwer ist. Nur sehr wenige Unternehmen beschäftigen Personal mit dem notwendigen Projekt- Know-how für eine ERP-Auswahl, weil dieses Know-how nur einmal in einer typischen Karriere der Persönlichkeiten benötigt wird. Die Stärken Ihrer Mitarbeitenden liegen im Wissen um das Produkt, die Produktion, die Kunden und so weiter, nicht in der ERP-Auswahl.
Die Beauftragung eines geeigneten und neutralen Auswahlberaters oder -beraterin ist meine unbedingte Empfehlung.
Was zeichnet einen geeigneten ERP-Berater oder ERP- Beraterin aus und woran kann man ihn oder sie erkennen?
Dazu ist es sehr wichtig, sich vor Augen zu halten, dass ein ERP-Projekt kein IT-Projekt, sondern ein Business-Projekt ist. Ein guter ERP-Beratender ist folglich ein Business-Beratender und nur am Rande ein IT-Beratender. Schließlich muss er das fehlende Wissen Ihrer Angestellten ergänzen und nicht das Technikwissen der ERP-Anbieter. Er muss also die Branche kennen und ein sehr gutes Verständnis über die generellen Arbeitsweisen von Unternehmen mitbringen. Seine Aufgabe ist es, das Team des Kunden zu führen und zu einem vollständigen und realistischen Anforderungsprofil zu helfen. Dabei soll er wichtig und weniger wichtig unterscheiden und Anforderungen aufstellen, die ERP-Lösungen typischerweise lösen können und zeitgleich indivi- duelle Besonderheiten greifbar herausstellen.
Einfache Checklisten reichen nicht aus. Eine ERP- Auswahl umfasst die Erstellung eines Lastenhefts. Das Lastenheft selbst muss das zusammenfassende Ergebnis des Anforderungsmanagements sein.
Noch ein Wort zur Neutralität: Ein ERP-Beratender kann keine Abhängigkeit zu einem ERP-Anbieter haben. Schließlich wollen Sie nicht das eine System, sondern das System, das für Sie optimal passt.
Der Ablauf in der Praxis
In der praktischen Durchführung sieht die Auswahl einer neuen ERP-Lösung so aus, dass zunächst ein Team gebildet wird, das die Anforderungen wie oben beschrieben analysiert und ein Zielbild für Prozesse, Organisation, Methoden und erwünschte ERP- Unterstützung definiert. Dazu wird idealerweise ein Abwicklungsmodell herangezogen und systematisch jeder (relevante) Prozess des Unternehmens als Zielbild beschrieben. Diese Prozesse und Methoden werden in einem Lastenheft erfasst. Vermutete Standards werden markiert. Auf Alleinstellungsmerkmale und Besonderheiten wird ausdrücklich hingewiesen. Das Lastenheft beschreibt nicht die Lösung. Das Lastenheft beschreibt die Anforderungen. Neben den offensichtlichen Prozessen wie etwa Einkauf, Disposition, Planung, Produktion etc. ist es wichtig, auch strukturelle Aspekte zu beleuchten.
So empfehle ich auch das kaufmännische Steuerungskonzept, das logistische Modell und die Planungsmethodik zu untersuchen und die Anforderungen zu definieren. Mit einem kaufmännischen Steuerungskonzept werden beispielsweise die erforderlichen Finanzdimensionen wie etwa Profitcenter, Region, Marke oder Kundensegment definiert, wohingegen ein Logistikmodell die Warenflüsse und die Besitzverhältnisse am jeweiligen Standort festlegt. Anschließend wird eine sogenannte Longlist prinzipiell geeigneter Anbieter gebildet und das Lastenheft vorgelegt. Auf Basis des Lastenhefts erstellt der Anbieter eine Preisindikation und einen Lösungsvorschlag zur Abbildung der Anforderungen. Die vermeintlich besten Anbieter werden in eine Shortlist gebracht und zu einer Angebotspräsentation eingeladen. Damit diese Angebotspräsentation klaren Bezug zu Ihrem Lastenheft bekommt und nicht eine allgemeine Roadshow des Anbieters wird, empfiehlt sich die Ausarbeitung eines Drehbuchs für die Präsentation.
Zusammenfassung
Überlegen Sie zunächst, womit Sie echte Vorteile erwirken. Mit neuen Prozessen, verbesserten Daten oder mit einem neuen Software-Produkt? Prüfen Sie gewissenhaft, mit welchen Mitteln und Methoden der Nutzen eintreten soll und ob dieser den Aufwand und die Investition rechtfertigt. Kommen Sie zum Schluss, dass Sie in eine neue ERP-Software investieren wollen, führen Sie ein fundiertes und systematisches Anforderungsmanagement durch. Bedenken Sie, dass ein Einklang aus Prozess, Methode und ERP-Funktion wichtig ist. Achten Sie bei der Auswahl der Software nicht nur auf die Kosten. Vielmehr geht es um den Nutzen und den Return on Investment.
Dieser Text soll eine Hilfestellung für alle sein, die sich mit dem Thema ERP-Auswahl befassen. Selbst- verständlich kratzen wir hier an der Oberfläche. Aber sehr gerne lade ich Sie ein, mich bei Fragen direkt anzusprechen. Ich helfe immer sehr gerne.
Weitere Informationen?
Wenn Sie mehr zum Thema wissen möchten, informieren Sie sich in einem unverbindlichen Gespräch!
Kontakt
Buchen Sie sich jetzt direkt einen Termin mit Jürgen Winkels!
Autor: Jürgen Winkels
In unserem Blogartikel liegt uns die Gleichberechtigung aller Geschlechter am Herzen. Wir formulieren unsere Blogs stets genderneutral, um alle LeserInnen gleichermaßen anzusprechen und zu inkludieren.