Business Process Management – Die Kunst der Effizienzsteigerung durch Prozessreifegradmodelle

25.06.2024 | News

Business Process Management (BPM) ist ein Ansatz zur Gestaltung, Ausführung und Optimierung von Geschäftsprozessen in einer Organisation. Er beinhaltet die systematische Analyse, Modellierung, Automatisierung, Überwachung und Verbesserung von Prozessen, um die Effizienz, Flexibilität und Qualität der Geschäftsabläufe zu steigern.

 

BPM bietet Unternehmen als Managementinstrument folgende Vorteile:

• Durch die Identifizierung und Eliminierung von Redundanzen und Engpässen werden Prozesse effizienter gestaltet.
• Die Optimierung von Prozessen führt oft zu geringeren Betriebskosten und einer besseren Ressourcennutzung.
• BPM ermöglicht es Unternehmen, schnell auf sich ändernde Marktbedingungen zu reagieren, weil sie Prozesse schnell anpassen und optimieren können.

 

Wie kann ich feststellen, welche Reife meine Prozesse im Unternehmen haben?

Die Prozessreife bezieht sich auf die Fähigkeit eines Unternehmens, seine Geschäftsprozesse zu definieren, zu messen, zu verwalten und kontinuierlich zu verbessern. Je besser die Prozesse besser definiert, kontrolliert, optimiert und gelebt werden, desto höher ist in der Regel der Reifegrad.

Der Prozessreifegrad wird durch die Anwendung von Prozessreifegradmodellen gemessen. Diese Modelle bewerten verschiedene Aspekte der Prozessführung und -gestaltung, um den Reifegrad zu bestimmen.

 

Die drei bekanntesten Prozessreifegradmodelle sind:

• CMMI (Capability Maturity Model Integration): Ein allgemeines Modell, das die Reife von Prozessen in verschiedenen Bereichen wie Softwareentwicklung, Systemintegration und Servicebereitstellung bewertet.
• BPMM (Business Process Maturity Model): Konzentriert sich auf die Prozessreife von Geschäftsprozessen und wie gut ein Unternehmen in der Lage ist, diese Prozesse zu definieren, zu verwalten und zu verbessern.
• PMF (Process Maturity Framework): Ist ein flexibles Modell, das sich an die spezifischen Anforderungen einer Organisation anpasst und verschiedene Dimensionen der Prozessreife berücksichtigt.

 

Die folgenden Aspekte spielen bei Prozessreifegradmodellen eine Rolle:

• Wie klar und einheitlich sind die Geschäftsprozesse definiert und dokumentiert?
• Wie gut werden die Prozesse gesteuert, überwacht und kontrolliert?
• Wie kontinuierlich werden die Prozesse analysiert und verbessert, um Effizienz und Qualität zu steigern?
• Inwieweit werden technologische Lösungen eingesetzt, um Prozesse zu automatisieren und zu unterstützen?

 

Prozessreifegradmodelle beinhalten fünf Abstufungen:

• Initial: In dieser Stufe sind die Prozesse chaotisch und ad hoc. Es gibt keine klaren Richtlinien oder Standards für die Prozessführung.
• Managed: Hier verwalten und überwachen Sie die Prozesse, jedoch oft auf eine reaktive Weise. Es gibt erste Ansätze zur Standardisierung.
• Defined: Die Prozesse sind klar definiert und dokumentiert. Es gibt Standards und Richtlinien, die eingehalten werden.
• Predictable: Die Prozesse sind stabil und vorhersehbar. Es gibt Mechanismen zur kontinuierlichen Messung und Verbesserung der Prozessleistung.
• Innovative: In dieser höchsten Stufe sind die Prozesse optimiert und agil. Es gibt eine Kultur der kontinuierlichen Innovation und Verbesserung.

 

Diese Stufen zeigen den Fortschritt einer Organisation von einem unstrukturierten Ansatz hin zu einem hoch entwickelten, effizienten und agilen Prozessmanagement. Jede Stufe erfordert spezifische Maßnahmen und Investitionen, um den Reifegrad kontinuierlich zu steigern und den gewünschten Mehrwert zu erreichen.

Bei der Auswahl eines Prozessreifegradmodells für ein mittelständisches Unternehmen empfiehlt expertplace, auf diese drei Punkte zu achten:

• Berücksichtigen Sie die verfügbaren Ressourcen und das Budget Ihres Unternehmens. Doch einige Prozessreifegradmodelle erfordern möglicherweise umfangreiche Schulungen, Softwarelizenzen oder externe Beratungsdienste, so dass Sie die Kosten und den Aufwand realistisch einschätzen müssen.
• Beachten Sie die Unternehmenskultur und die Akzeptanz des Prozessreifegradmodells durch die Mitarbeiter. Ein Modell, das gut zur Unternehmenskultur passt und von den Mitarbeitenden unterstützt wird, hat eine höhere Erfolgschance.
• Informieren Sie sich über die Erfahrungen anderer mittelständischer Unternehmen mit verschiedenen Prozessreifegradmodellen. Berichte und Fallstudien können Ihnen helfen, potenzielle Herausforderungen und Vorteile besser zu verstehen.

Mit anderen Worten, wenn Sie diese Aspekte berücksichtigen und eine gründliche Bewertung durchführen, wählen Sie ein Prozessreifegradmodell aus, das optimal zu den Bedürfnissen und Zielen sowie den Ressourcen Ihrer Organisation passt.

 

Fazit

Business Process Management ist ein wesentlicher Ansatz für Unternehmen, um ihre Geschäftsprozesse zu gestalten, zu optimieren und zu überwachen. Es bietet zahlreiche Vorteile wie Effizienzsteigerung, Kostenreduktion, Qualitätsverbesserung und erhöhte Agilität.

Verwenden Sie verschiedenen Modelle zur Messung des Reifegrads von Prozessen. Bei der Auswahl eines passenden Modells für ein mittelständisches Unternehmen sind die verfügbaren Ressourcen und Budgets sowie die Akzeptanz durch die Mitarbeitenden sowie die Unternehmenskultur und Erfahrung anderer Unternehmen wichtige Aspekte.

Durch eine gründliche Bewertung und Abwägung dieser Aspekte wählen Unternehmen ein geeignetes Prozessreifegradmodell aus, um ihre Geschäftsprozesse kontinuierlich zu verbessern und so ihre Wettbewerbsfähigkeit und ihren langfristigen Erfolg zu stärken.

Gerne stehen wir Ihnen mit unserer umfassenden Expertise und Beratung diesem Themenkomplex zur Verfügung.

 

Autor: Frank Schulz 

Geschäftsprozesse und Organisation

 

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